Geschäftsprozessmanagement

Das Geschäftsprozessmanagement(GPM), auch Business-Process-Management(BPM) beschäftigt sich mit der Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Ganzheitliche Ansätze beim GPM gehen aber nicht nur ins technische Detail, sondern auch in die organisatorischen Aspekte einer Unternehmung.

Die zentrale Fragestellung lautet: „Wer macht was, wann, wie und womit?“

Ziele und Aktivitäten

Das Hauptziel des GPM ist es, die in jedem Unternehmen existierenden Abläufe und Informationen so zusammenzuführen und zu dokumentieren, dass sie strukturiert auf die Kunden ausgerichtet und damit einher die Unternehmensziele besser ereicht werden können.

Dazu gehören:

• Kennen/Erfassen der eigenen Geschäftsprozesse
• Umgestalten, Verbessern und Neuentwicklung der Prozesse (Optimierung)
• Akribische Dokumentation aller Abläufe
• Pozessorientierte Ablaufs- und Kostenkalkulation
• Abbilden der Einheiten mit definierten Rollen und Rechten
• Möglichst viele Ausnahmen als Regeln einbinden
• Festlegen der Schnittstellen zwischen Prozessen und Systemen

Aus den Zielsetzungen ergeben sich daher folgende Tätigkeitsbereiche für das GPM:

• Planen, Entwickeln und Modellieren der Prozesse
• Operativer Betrieb der Prozesse
• Stetige Überwachung aller Prozesse

Die Erkenntnisse aus der Überwachung fliessen in einem Kreislauf in die Planung ein.

Planen, Entwickeln und Modellieren der Prozesse

In der Planungsphase werden die Geschäftsprozesse identifiziert. Dabei können entweder bereits existierende Prozesse analysiert und dokumentiert oder die Prozesse grundsätzlich neu entwickelt werden. Eine andere Möglichkeit besteht hier auch darin, in einem ersten Schritt nur Regeln (Notation) zum Aufzeichnen der Prozessabläufe festzulegen, um dann damit die Daten zu der Abläufe zu erfassen/entwickeln. Die identifizierten und erfassten/entwickelten Prozesse werden dann als Grundlage für weitere Planungen verwendet.

Operativer Betrieb der Prozesse

Nach erfolgter Modellierung folgt die Einführung der Geschäftsprozesse, wobei auf eine gute Involvierung aller Betroffenen Personen zu achten ist. Hier empfiehlt sich eine Schulung oder gute Einführung in das GPM jedes betroffenen Mitarbeiters Ihrer Unternehmenung. Diese Schulungen werden wir gerne für Sie übernehmen. Anschliessend gehen die Prozesse in die operative Ausführung über.

Stetige Überwachung aller Prozesse

Kurz- und langfristige Aktivitäten
Das Überwachen von Geschäftsprozessen beinhaltet einerseits kurzfristige Aktivitäten wie z.B. festzustellen, ob ein Team/Bereich mit Aufträgen überhäuft ist und andererseits auch längerfristige Aktivitäten wie die Erhebung von Kennzahlen (siehe unten), die wiederum in die Folgeplanung einfliessen.

Kennzahlen
Kennzahlen lassen sich generell für die Steuerung und Verwaltung von Geschäfts- prozessen anwenden.

Beispiele hierzu sind:

Durchlaufzeit: Gesamter Zeitbedarf eines kompletten Prozessdurchlaufs
Liegezeit: Zeiten ohne Aktivität im Prozess - Kriterium für Verbesserungspotenzial
Einarbeitungszeit oder Rüstzeit: Dauer der AVOR
Kommunikation: Anzahl und Arten der Kommunikation in der Firma
Bearbeitungszeit: Dauer, eine Aufgabe aus dem Prozess zu erledigen.
uvm.

Kennzahlen unterstützen die Verantwortlichen bei der Analyse der Geschäftsvorgänge und geben Auskunft über Mengen und Zeiten, die Zuordnung von Kosten, aber auch über Einsparpotentiale und Verbesserungen, welche ggf. erreicht werden können.
ABER ACHTUNG: All diese Kennzahlen werden erst durch Aufsummieren und Berechnung des Durchschnitts wirklich aussagekräftig.

Gute aufgebaute und geführte Prozesse unterstützen Sie in Ihrem Unternehmen und helfen Ihnen vielfältig, wie als Bestandteil der Qualität, der Verschnellerung der Durchlaufzeiten, der Unterstützung von Kontrollen und Fehlersuchen, aber auch der klaren Sturkturierung und Messbarkeit der einzelnen Bereiche in Ihrer Firma. Wir überarbeiten gerne alle Prozesse mit Ihnen um ein gutes und ausgewogenes Prozessmanagement für Ihre Unternhemung aufzubauen. Rufen Sie uns gerne an.